Créer de nouveaux partenariats – Éviter les difficultés grandissantes

Lorsque l’on s’engage dans un nouveau partenariat, il est facile de se laisser gagner par l’enthousiasme. L’établissement d’un partenariat avec des visions et des objectifs communs est fascinant et inspirant, mais le maintien d’un partenariat durable et la réduction de ces « difficultés grandissantes » peuvent s’avérer un défi. Une fois votre partenariat établi, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à maintenir une relation intentionnelle et collaborative avec votre ou vos partenaires. 

• Communication 

Une communication ouverte est sans doute l’épine dorsale des partenariats efficaces. Déterminer une stratégie de communication dès le départ et s’y tenir permet de s’assurer que tous les partenaires sont sur la même longueur d’onde. Une communication transparente et honnête favorise un environnement sûr et inclusif, instaure la confiance et la fiabilité, et réduit les sentiments de confusion et de doute. La communication permet aux 2 parties de partager une compréhension mutuelle des buts, des objectifs, des rôles et des responsabilités et de la manière de les atteindre. 

• Contacts mensuels 

Mettre en place des contacts mensuels tout au long du partenariat va de pair avec la communication. Ces contacts, qu’ils soient virtuels ou en personne, permettent aux partenaires de discuter des difficultés, des obstacles et des réussites, de s’assurer que tout le monde est informé et sur la même longueur d’onde, et de favoriser un environnement ouvert, sûr et inclusif. Des réunions mensuelles de ce type permettent aux partenaires d’examiner leurs progrès et de voir si le calendrier proposé est toujours réalisable. Ces contacts permettent également à toutes les parties de rendre compte de leurs engagements envers le partenariat en ce qui concerne les résultats, les produits ou les actions dont elles sont responsables. 

• Compte rendu de réunion 

Il est impossible de se souvenir de tout ce qui a été dit et promis au cours d’une réunion, en particulier lorsque l’on a d’autres responsabilités qui mobilisent toute son attention. Les comptes rendus des contacts mensuels et d’autres réunions liées au partenariat constituent une trace tangible de la discussion et des prochaines étapes. Cette documentation permet de responsabiliser les partenaires. Le fait de pouvoir se référer aux notes et de les partager avec votre ou vos partenaires constitue un récapitulatif efficace de la discussion et peut servir de point de départ à votre prochaine réunion. Il peut être utile pour vous et votre ou vos partenaires de créer ensemble un modèle de compte rendu de réunion, en soulignant les domaines que vous souhaitez aborder au cours de ces réunions (par exemple, les mises à jour, les défis/obstacles, les prochaines étapes). 

• Flexibilité 

Les plans changent, et c’est bien normal. Il peut être nécessaire d’ajuster les délais, les chefs de projet peuvent partir ou un défi inattendu peut se présenter. Bien que cela puisse être frustrant et imprévu, la capacité à s’adapter à ces changements permet de maintenir un partenariat résilient. L’élaboration d’un plan d’urgence en collaboration avec votre ou vos partenaires peut atténuer le stress et l’inquiétude associés à un accident de parcours inattendu. Il peut s’agir d’un sujet abordé lors des contacts mensuels lorsque vous discutez des obstacles et des défis qui se présentent. En matière de flexibilité, toutes les parties doivent être disposées et ouvertes à modifier leurs priorités dans le cadre du projet. 

• Liens 

Au fur et à mesure de l’évolution du partenariat, l’accès aux bonnes personnes et aux bonnes ressources est essentiel pour maintenir un environnement collaboratif et efficace. La rotation des rôles professionnels est un phénomène que nous connaissons tous, et il arrive que la communication des objectifs et des délais du projet se perde en cours de route. Dans le prolongement des conseils énumérés ci-dessus, votre ou vos partenaires doivent savoir quelles personnes et quels services sont impliqués et quelles ressources sont nécessaires pour soutenir le partenariat et faire avancer le projet. Le partage des coordonnées de ces contacts est un moyen d’y parvenir. 

Pour plus d’informations sur l’établissement de partenariats intentionnels, consultez la trousse d’outils sur les partenariats campus-communauté du CISMC.